Başarıya Giden Yolda İhmal Edilen Kriter | Zaman Yönetimi

Hepimiz zaman yönetiminin çok önemli olduğunu bir yerlerden duymuşuzdur. Öyle ki zamanla basmakalıp bir tabir haline gelmiştir zaman yönetimi. Peki zaman yönetiminin ilk kez, yoğun yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka’da ortaya çıkıp ardından tüm dünyaya yayıldığını biliyor muydunuz? Zaman yönetiminde temel fikir, günün her küçük diliminin daha iyi planlamasının yöneticilerin daha verimli hareket etmelerini sağlayacak olmasıdır.

Zaman yönetimi, acil olmakla birlikte o kadar da önemli olmayan günlük olayların baskısından kaçabilmek için, açık önceliklerin ortaya konulmasına dayanır. Zaman yönetimiyle ilgili çeşitli yaklaşımlar ortaya atılmıştır. Siz de internette çeşitli platformlarda bunların birçoğuna rastlamışsınızdır. Her yaklaşım değerlidir ve önemli katkılarda bulunabilir. Ancak, bu yaklaşımların bazılarına gitgide artan bir çaba harcadığımız halde sonuçlarda anlamlı bir gelişme olmaması, temel bir paradigma sorununun göstergesidir. Ama maalesef bu paradigmal sorun kendinizi sorgulamanıza sebep olmuş olabilir. Bu yazımızda, zaman yönetimiyle ilgili bazı kavramları, yaklaşımları ve zaman yönetimi araçlarını inceleyeceğiz.

Zaman paha biçilmez bir kaynaktır. Belirli bir ritimle amansızca akar gider.

Geçen zamanı geri döndüremeyiz. Zaman demokratik bir şekilde paylaşılan bir kaynaktır. Hepimizin günde 24 saati, her haftada yedi günü vardır. Zamanı satın alamayız, biriktiremeyiz, ödünç alamayız, çalamayız, hiçbir şekilde değiştiremeyiz. Tek yapabileceğimiz sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmektir.

Zamanı yönetirken temel amaç, kişinin kendisini ve yapması gereken işlerini yaşanan zaman süresi içinde istenen düzeyde planlamasıdır. Gerçekten de zamanın planlanması, en verimli biçimde kullanılması çeşitli sorunları ortadan kaldırmaktadır. Zaman planlamasının uygulanmasında başarılı olmak için dikkat edilecek hususlar şunlardır:

• Zor olandan kolay olana doğru isleri yapmak.
• İşleri planlanan güne ve saate göre yaparak, sürüncemede bırakmamak.
• Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek.
• Eldeki işe tüm enerji ile sarılmak.
• Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak.
• Rutin işlerden kaçınmak.
• Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak.
• Toplantılarda gündemi kullanmak.
• Toplantıları zamanla sınırlamak.
• Engellenmeden çalışabilecek saatleri belirlemek.
• Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayarak ve bunları ortadan kaldırmak için önlemler almak.
• İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

Profesyonel çalışan herkes zamanını akıllıca planlamak ve kullanmak zorundadır. Aşağıdaki hususlar sık sık ortaya çıkıyorsa etkili bir zaman planlaması yapılmıyor demektir.

• Devamlı olarak is yetiştirememe endişesi,
• Görüşeceğimiz kişiler ve ziyaretçileriniz için zaman ayıramama,
• Hiçbir şey yapmadan gücünü boşa harcama duygusu,
• Görülmesi ve ziyaret edilmemesi gereken kişileri görememe,
• Cevap verilecek e-postalara cevap bulamama,
• Aksam yemeğinden sonra yapılacak işlerin stresi,
• Telefon görüşmelerini yetiştirememe, ve
• Verimsiz, meşguliyetlerle dolu, boş bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres.

Buraya kadar her şey kolay. Sanıyorum herkes kendi değerlendirmesini içten içe yapıp zamanının ne kadarını yönetebildiğine dair bir perspektife sahip olmuştur. Hiç üzerinize yılgınlık çökmesin! Şimdi, tüm bu zaman yönetiminin nasıl gerçekleşeceğini 4 aşamada sizlere aktaracağız.

Adım 1: Zaman Kütüğünüzü Hazırlayın!

Zaman kütüğü kişinin günlük zamanını nasıl harcadığını analiz etmeye yarayan bir araçtır. Bu analizi yapabilmek için, bütün bir gün 15'er dakikalık parçalara bölünür. Bir hafta boyunca yapılan tüm işler not edilir bu parçalara. Böylece hangi işler için ne kadar zaman harcandığı belirlenir. Burada gereksiz olarak yapılan işlere veya önemli olanlara ne kadar zaman ayrıldığı ortaya çıkacaktır.

Birçok yönetici, böylesine bir kayıt cetvelini sürekli olarak tuttuğu gibi düzenli olarak her hafta sonuçlarını kontrol ederler. En azından etkin yöneticiler iki üç ya da dört haftalık bir süre için zaman kaydı tutarlar. Her denemeden sonra da zaman kullanım cetvelleri üzerinde yeniden düşünülmeli ve gerekli düzenlemelere gidilmelidir. Unutmayın, zaman yönetimi bir yetenek değildir. Zaman kullanımı pratikle geliştirilebilir, üzerinde denetim kurmaya yönelik sürekli bir çaba, zamanı boşa harcamayı engelleyebilir.

Adım 2: Plan Hazırlayın!

Günlük olarak oluşturacağınız bu planın yazılı olması şart değildir. Ancak ertesi güne mutlaka planlı girmek önemlidir. Bu plan hazırlanırken şu hususlara dikkat etmeniz gerekmektedir: Günlük, haftalık işler tespit edilir. Bunun için yapılması düşünülen işlerin nedenleri araştırılır, faydası belirlenir. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ne olabileceği düşünülür. Bu işi bir başkasının yapıp yapamayacağı üzerinde durulur. Her gün altı önemli is, en önemliden en önemsize doğru sıralanır.

Adım 3: Planı Uygulayın!

Bunun için en önemli iş, ilk önce yapılmalı. En zor işe en enerjik zaman ayrılmalı. Kolay işler, zor işlerin arasına serpiştirilmeli ve önemsiz işler, en verimsiz saatlere yerleştirilmelidir. Fazla ayrıntıya girmeden, aşırı titizliğe kaçmadan çalışılmalı, önemsiz kararlar çabuk verilmeli, ayni nitelikte işler aynı grupta toplanmalıdır.

Adım 4: Günü Değerlendirin!

Gününüz nasıl geçerse geçsin gününüzü değerlendirmelisiniz. İyi geçen bir gün hangi noktalarda iyi olduğunuzu göstereceği gibi kötü geçen bir günün ardından yapacağınız değerlendirme ise hangi noktalarda zayıf olduğunuzu ve üzerine gitmeniz gerektiğini gösterecektir.

Farkındaysanız size zamanı iyi yönetmeniz için kullanabileceğiniz “dahiyane” teorilerden bahsetmiyoruz. Bu yazımızda, aslında internette pazarlanarak önünüze getirilen onlarca metodun altındaki basit mantıktan bahsediyoruz. Biliyoruz ki okuyucularımız, önüne her sunulanı kabul eden değil sorgulayan bir kitleden oluşuyor. Biz de sizlere zaman yönetiminin altındaki temel 4 aşamayı anlattık. Bu kadar mı? Tabii ki değil.

Hepsi ve daha fazlası nerede?

Courself 2.0’da sizleri bekliyor. Siz de hemen şimdi günde yalnızca 1 dolardan 1 haftalık paketimize üyeliğinizi gerçekleştirin, kendinizi tamamlayacağınız bu serüvene ilk adımlarınızı atın. Her şeyi kendiniz test edin!